【Q】

テレワークを導入した場合、当社の秘密情報をどのように管理すればよいですか。

【A】

テレワークにより取り扱われる秘密情報を特定し、秘密情報の取扱い状況を管理した上で、秘密情報を外部に流出させず、営業秘密として法的保護が受けられるような情報管理体制を構築する必要があります。具体的には、安全性の高いシステムを導入するとともに、社内規定の整備と周知、持ち出すデータやその保存先へのアクセス制限、アクセスログの記録、ファイルや書類への秘密表示等が考えられます。

次に、秘密情報の持ち出しなどの不祥事が発生したときに早期に不祥事の発生を把握できる体制を整備しておくことも重要です。テレワークでは、対面でのコミュニケーションが減ることから、通常のレポートラインを通じた不祥事の発見が困難になることが危惧されます。そこで、通常のレポートラインを補完する効果を有している内部通報制度の実効性を確保することが重要となります。

具体的には、通報受付担当者がテレワークでも内部通報窓口への問い合わせ確認できる体制や、通報の重要度とテレワークの趣旨を考えながら内部調査を進められるような体制を整備することなどが考えられます。

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